Поручите руководителям структурных подразделений спланировать размещение рабочих мест и мебели в новом помещении. Это позволит более экономно организовать офисное пространство, а также избежать споров, кому, где сесть и как поставить свой стол. Планировка, возможно, еще не раз изменится, но затраченные усилия сторицей окупятся на новом месте, где мебель быстро и организованно встанет на свои места.

Можно с уверенностью сказать, что ни в одном сложившемся коллективе нет специалиста по организации переезда. Такой должности вообще нет. Хорошо, если у вас есть административно-хозяйственный отдел, работники которого привыкли иметь дело со шкафами, стульями, коробками и упаковкой-распаковкой вещей. Они окажутся ценными советчиками в вашем сложном деле.

А что если такого отдела нет? Организационные моменты могут лечь на плечи секретаря и даже менеджера по персоналу. В любом случае HR-у стоит быть включенным в процесс, взаимодействовать с сотрудниками в ключевых вопросах при переезде, а также предложить кандидатуры тех членов коллектива, которые по своим личным качествам и профессиональному опыту могли бы подойти на позицию «дирижера» мероприятия.

Перед тем как выдвигаться на новое место, вы должны быть уверены в том, что есть нужное количество телефонных номеров, розетки рядом с рабочими местами, интернет готов распахнуть свои необъятные просторы для всего штата сотрудников и электронная почта будет работать как часы. Если собственного IT-отдела в компании нет, перенос телефонных номеров и организацию доступа в интернет можно поручить стороннему подрядчику, четко обозначив зону его ответственности и результат, который нужно получить на выходе.

Упаковка и транспортировка

 
Вам понадобятся коробки, скотч, малярная лента, пленка с воздушными пузырьками, черные маркеры и стрейч-пленка. Остальное по вкусу. Каждый сотрудник вполне в состоянии освободить от документов свой шкаф и рабочий стол, параллельно выбросив ненужное. Если вы доверите эту работу сотрудникам фирмы-перевозчика, то рискуете получить полнейший беспорядок. Они перевезут вам весь мусор, который вы могли благополучно оставить на старом месте. Ненужным окажется и то, что после переезда не будет распаковано еще год.

Совет

Запаситесь заранее нужным количеством коробок. Самая большая коробка должна быть такой, чтобы в ней поместился ваш ксерокс, а самая маленькая – размером с коробку от офисной бумаги формата А4. Коробки меньшего и большего размеров окажутся совершенно бесполезными, так как огромные ящики при максимальном заполнении окажутся неподъемными, а маленькие – нефункциональными.

Задача сотрудников компании-перевозчика – разобрать мебель, упаковать оргтехнику, погрузить все машину. Затем то же самое в обратном порядке. Не жалейте времени на сборку-разборку мебели. В собранном состоянии она занимает огромные объемы пространства, и вам придется нанимать в 2–3 раза больше автотранспорта для перевозки. За процессом упаковки, транспортировки и сборки нужно следить, иначе после перевозки могут появиться трещины и царапины там, где им вовсе быть не следует.

Упаковку всего хозяйства и разборку мебели лучше организовать в пятницу – с утра пораньше. Возможно, придется задержаться, но все будет готово к перевозке в лучшем виде. Саму перевозку и расстановку вполне можно организовать в выходные дни. Понедельник уйдет на распаковку и наладку оборудования, а со вторника весь офис заработает в прежнем ритме.

Всегда хорошо, когда в штате компании есть пара крепких ребят. Если надо – горы свернут. Но не взваливайте на них всю работу по погрузке-разгрузке. Дайте грузчикам компании-перевозчика продемонстрировать мастер-класс. А чтобы они не ломали головы, как спустить сейф с восьмого этажа и поднять его в грузовик, предложите представителю компании-перевозчика за неделю осмотреть все возможные пути к выносу вещей и мебели и место парковки грузового транспорта.

После переезда

 
Постарайтесь как можно быстрее наладить сложившиеся коммуникации между сотрудниками. Чем быстрее они включатся в работу, тем меньше будет высказано претензий по переезду в адрес руководства. Ничего не должно напоминать о происшедшем переселении! Сразу соберите и расставьте всю мебель, а упаковку утилизируйте. В первый день работы поместите на доску объявлений и раздайте всем новый телефонно-должностной справочник, схему кабинетов внутри офиса, объясните, как звонить в офис из города, и опишите инфраструктуру в зоне пешеходной доступности – кафе, ресторан, аптека, банк, магазин продуктов и т. д.

Совет

После того как все вещи упакованы, на коробки и мебель наклеены этикетки с названиями отделов и фамилиями владельцев, посчитайте количество мест и составьте их список. В новом помещении вам проще будет найти все свои вещи и ничего не забыть.

Чтобы новый адрес компании не остался загадкой для большинства клиентов и партнеров, сотрудники должны передать его всем своим контрагентам и внести новые координаты в подпись электронных писем. Повесьте баннер с аналогичной информацией на главной странице вашего сайта (примерно на полгода).

Следует помнить, что немалый процент корреспонденции и курьерских рассылок все равно будет приходить по старому адресу в течение нескольких месяцев, а то и целого года. Арендуйте абонентский ящик в почтовом отделении, в который будут перенаправляться все поступающие по прежнему адресу письма. В старом офисе оставьте пачку информационных листовок с адресом и схемой проезда.

Итак, при организации переезда постарайтесь заранее все продумать и спланировать, а затем четко следовать намеченной схеме. Воспользовавшись нашими советами, вы сможете избежать многих непредвиденных ситуаций, как по команде переехать в другой офис и быстро наладить работу на новом месте.